1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen, z.B. über das Kontaktformular. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z.B. Browser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).

2. Hosting

Diese Website wird auf Servern in Deutschland gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Es findet kein Datentransfer in Drittländer statt. Eine Ausnahme gilt nur für das Auslesen von Belegen mit KI, wenn Sie dem zugestimmt haben (siehe Abschnitt 5).

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Finn Winter EDV
Hermann-Löns-Weg 15
21435 Stelle
E-Mail: info@mietercloud.eu

4. Datenerfassung auf dieser Website

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Friendly Captcha

Zum Schutz unserer Formulare (Kontaktformular, Registrierung, Bewerbungsformular) vor automatisierten Eingaben und Spam setzen wir Friendly Captcha ein, einen Dienst der Friendly Captcha GmbH, Am Anger 3-5, 82237 Wörthsee, Deutschland.

Friendly Captcha prüft ohne Cookies und ohne Tracking, ob die Eingabe von einem Menschen stammt. Dazu löst Ihr Endgerät im Hintergrund eine Rechenaufgabe. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen zu Ihrem Browser an Server von Friendly Captcha übermittelt und dort für die Dauer der Prüfung verarbeitet. Es findet keine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens statt und es werden keine Profile gebildet.

Das Widget-Skript wird von unserem eigenen Server ausgeliefert; es wird kein externes Content Delivery Network eingebunden.

Die Verwendung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Abwehr von Spam und missbräuchlicher automatisierter Nutzung unserer Formulare (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen finden Sie unter friendlycaptcha.com.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse.

Webanalyse mit Umami

Zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website setzen wir Umami ein, eine Open-Source-Software zur Reichweitenmessung. Wir betreiben Umami als eigene Instanz auf unserem eigenen Server (um.mietercloud.eu). Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben und es findet kein Datentransfer in Drittländer statt.

Umami arbeitet ohne Cookies und ohne dauerhafte Kennungen: Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmauflösung, Spracheinstellung und das aus der IP-Adresse abgeleitete Herkunftsland. Ihre IP-Adresse wird dabei ausschließlich zur Verarbeitung im Arbeitsspeicher verwendet und nicht gespeichert. Zur Unterscheidung von Besuchen wird ein täglich wechselnder, nicht rückrechenbarer Hashwert gebildet; eine Wiedererkennung über den Tag hinaus, eine geräteübergreifende Zusammenführung oder eine Profilbildung findet nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer datensparsamen statistischen Auswertung und der bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da weder Cookies gesetzt noch Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen; eine formlose Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse genügt. Weitere Informationen zur eingesetzten Software finden Sie unter umami.is.

5. Belegerfassung in MieterCloud

Mit der Belegerfassung fotografieren Vermieter Rechnungen und Quittungen in MieterCloud, laden sie hoch oder leiten sie per E-Mail an eine persönliche Import-Adresse weiter. MieterCloud speichert die Belege und kann ihre Angaben auf Wunsch mithilfe einer KI auslesen, um daraus einen Vorschlag für eine Ausgabe zu erstellen.

Speicherung der Belege

Fotos und PDFs der Belege speichern wir auf unseren Servern in einem geschützten, nicht öffentlich erreichbaren Speicher. Belege können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen, Anschriften und Bankverbindungen von Rechnungsstellern oder Angaben zu Mietobjekten. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Personenbezogene Daten Dritter auf Belegen verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Vermieters (Art. 28 DSGVO, siehe § 11 unserer AGB).

Ein gespeicherter Beleg bleibt als Dokument an der zugehörigen Ausgabe erhalten, bis Sie ihn oder Ihr Nutzerkonto löschen. Verworfene Belege löschen wir 30 Tage nach dem Verwerfen endgültig.

Auslesen mit KI (Anthropic)

Nur mit Ihrer Einwilligung. Belege werden ausschließlich dann per KI ausgelesen, wenn Sie dem zugestimmt haben. MieterCloud fragt Sie danach, bevor Sie zum ersten Mal einen Beleg erfassen. Ohne Einwilligung speichern wir die Belege nur, und Sie erfassen die Angaben selbst.

Dienstleister. Für das Auslesen nutzen wir das KI-Modell Claude der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Übermittelte Daten. Für jeden Beleg übermitteln wir verschlüsselt:

den Beleg (Foto oder PDF) mit allen darauf enthaltenen Angaben,
Ihren Namen bzw. Firmennamen (ersatzweise Ihre E-Mail-Adresse), damit Sie nicht als Rechnungssteller erkannt werden,
die Bezeichnungen Ihrer Buchungskonten sowie Bezeichnungen und Adressen Ihrer Immobilien, damit die KI den Beleg zuordnen kann,
bei per E-Mail eingegangenen Belegen die Absenderadresse und den Betreff der E-Mail.

Daten Ihrer Mieter aus Ihrem MieterCloud-Konto übermitteln wir nicht. Enthält ein Beleg selbst solche Angaben, sind sie Teil des übermittelten Belegs.

Zweck. Die KI liest Angaben wie Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Zahlungsinformationen aus und schlägt Buchungskonto und Immobilie vor. Das Ergebnis ist ein Vorschlag: Eine Ausgabe entsteht erst, wenn Sie ihn geprüft und gespeichert haben. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Übermittlung in Drittländer. Anthropic kann die Daten auch in den USA verarbeiten. Diese Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert, die Bestandteil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic sind.

Speicherdauer bei Anthropic. Nach Angaben von Anthropic werden die übermittelten Daten und die Ergebnisse innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht länger aufbewahrt werden müssen, etwa zur Durchsetzung der Nutzungsrichtlinien von Anthropic oder aufgrund gesetzlicher Pflichten. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training seiner KI-Modelle. Weitere Informationen finden Sie unter privacy.claude.com.

Rechtsgrundlage und Widerruf. Die Übermittlung an Anthropic erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Den Zeitpunkt Ihrer Entscheidung speichern wir als Nachweis. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in den Einstellungen den Schalter „Belege per KI auslesen“ ausschalten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Soweit Belege personenbezogene Daten Dritter enthalten, setzen wir Anthropic im Auftrag des Vermieters als Unterauftragsverarbeiter ein.

E-Mail-Import

Jeder Vermieter erhält eine persönliche Import-Adresse, z. B. mueller-7k2m9x@belege.mietercloud.eu. E-Mails an diese Adresse empfangen wir auf einem von uns selbst betriebenen Mailserver. MieterCloud ruft sie automatisch ab und legt die enthaltenen Rechnungen als Belege an. Steht eine Rechnung nur im Text der E-Mail, erzeugen wir daraus ein PDF. Links in E-Mails rufen wir nicht auf.

Verarbeitet werden die vollständigen E-Mails einschließlich Kopfzeilen (u. a. Absender, Empfänger, Betreff, Datum), Text und Anhängen. Neben den Daten des Vermieters betrifft das auch die Daten der Absender, etwa von Handwerkern oder Versorgern, deren Rechnungen weitergeleitet werden. Diese verarbeiten wir im Auftrag des Vermieters (Art. 28 DSGVO). Gegenüber dem Vermieter erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ob die so eingegangenen Belege per KI ausgelesen werden, richtet sich nach Ihrer Einwilligung (siehe oben).

Verarbeitete E-Mails löschen wir nach 14 Tagen aus dem Postfach des Mailservers. Die Original-E-Mail bewahren wir zur Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse 90 Tage lang auf und löschen sie danach. Absender, Betreff und Eingangszeitpunkt bleiben beim jeweiligen Beleg gespeichert. Abgewiesene E-Mails, etwa von nicht freigegebenen Absendern, löschen wir nach 90 Tagen vollständig. Den E-Mail-Import können Sie in den Einstellungen jederzeit ausschalten oder eine neue Adresse erzeugen; die bisherige Adresse nimmt dann keine E-Mails mehr an.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.